院团委字〔2007〕13号
共青团顺德职业技术学院委员会办公室制度（节选）
为了加强本院团委的组织建设，使日常工作更加有序、高效地展开，更好地发挥学生干部在学院与同学之间的桥梁与纽带作用，使学生干部的管理工作更趋于完善，同时也进一步把团委学生干部建设成为具有较强的纪律自觉性，较高的思想政治觉悟性，从而制定了本制度，具体内容如下：
一、 团委例会制度
1、团委例会每星期举行一次，时间为每周二中午12：30，准时在学生团委办公室召开，应出席人员必须要提前5分钟到达会议室，会议由院团委老师或学生副书记主持。
2、出席会议成员：院团委全体委员和各系(院)团委副书记，不定期邀请团委老师出席作工作指导。
3、例会的内容主要是“总结上周工作，布置本周工作”，各部长、各系(院)副书记须在例会上汇报近期工作总结及短期工作计划。
4、参加会议人员不得无故缺席、迟到、早退，不能出席例会须提前请假。无故缺席、迟到、早退者实行扣分制，具体扣分情况参照《干部管理条例》，由秘书部对以上情况做好备案。
5、部门内部例会由部长负责召开。每月不得少于两次，时间须上报，自行负责会议记录，每学期上报秘书部存档。
6、会议负责人应做好充分准备，确保会议质量。会场内秩序井然，保持安静。出席会议人员必须佩带团微，衣着整齐，仪表端正，集中精神，并做好会议记录。
7、遇到特殊情况时，副书记有权提出召开院团委全体紧急会议，具体时间由秘书部通知，各成员也应互相转告，按时参加。
8、院团委全体会议和委员会议由秘书部统一登记考勤，各部门工作例会由各部门部长安排考勤，并将每学期考勤情况汇总上交到秘书部，考评结果将纳入班干部考评中。
9、会议出勤情况作为推优、评优的依据之一。
二、团委办公室值班制度
（一）办公室值班人员由院团委、院学生会、院艺术团、社团联合会全体成员组成，实行轮流值班制度。
（二）值班时间：每周一至周五下午16：00—17：30。
（三）值班要求：
1、值班须准时，切勿迟到、早退；须在记录本签到；不能无故缺席，因事不能按时值班都应提前3-4小时向秘书部请假，征得同意后方可调换，调班协调，并在值班记录上注明。事先无法请假者，事后两天内必须补假，并说明理由，无正当理由者作缺席处理。
2、学生办公室钥匙由专人负责，其他人员不得私下配备。
3、值班人员值班期间必须佩带团微、工作证，认真做好值班记录和各有关事项登记工作，保持安静，不得擅自离开岗位。做好接待工作，对来访者提出的意见、建议作好记录，如有事情须上报上级，接受广大学生的监督。
4、值班人员在值班期间不能私自带大量人员进入办公室，不准大声喧哗，以免造成不良影响。
5、值班人员必须认真做好办公室值班工作，保持办公室清洁（垃圾应每日倒干净，饮水杯摆放整齐，桌面保持整洁，桌椅应放回原处，电脑按正常程序关机），爱惜公共财务，值班期间物品外借须得到值班人员的同意，并写好借条，值班人员应做好登记。
6、学生办公室值班人员须每天到院团委老师办公室领取报纸整齐摆放在学生办公室的报纸架上。
7、由秘书部作值班鉴定并对值班情况作不定期抽查，值班鉴定和抽查结果纳入干部日常考核。
三、团委办公室电话使用制度
（一）拨打制度
1、使用电话前做好记录，内容包括使用者身份及使用原因等。
2、团委电话只用于联系工作，任何人不得以任何借口私用。
（二）接听制度
1、值班期间，由值班人员负责接听来电，做好电话记录，如遇问题直接找签字人员。
2、电话内容应及时上报有关人员或有关部门。
3、电话记录做到内容详细、条理清晰，电话记录本须妥善保管，随时备查。
四、团委办公室电脑管理制度
1、办公室电脑用于处理团委专项工作事宜，任何人不得以任何借口私用。
2、用办公室电脑上网（查办公资料除外）、聊天，一经查实报书记严肃处理。
3、使用电脑处理团委相关事宜时，应提高效率。
4、爱护电脑，小心使用，避免不必要的损失。
5、不得以私自随意更改电脑内所存资料，如有违反都将严肃处理。
五、档案管理制度
1、各部门、各系(院)团委每次举办活动时，须将活动的有关文字材料一式两份，一份上交秘书部存档，一份由部门、系自行存放。应于活动举办一周前上交工作计划（包括电子版）到书记处，于活动两周内上交活动总结（包括电子版）以及整个活动所有资料上交到院团委秘书部处，迟交者记为迟交，迟交三天以上（包括三天）者视为缺交。
2、对于各部、各系(院)规定要上交的学期初的工作计划和期末的学期总结，各部门及各系(院)需按时上交秘书部存档，迟交三天以上（包括三天）者视为缺交。
3、各系（院）以及各部门必须准时在每月月末上交月事记，如有活动有代表性的图片必须在月事记后附上图片，同时各部门必须每月28号准时上交部门各成员该月的工作汇报，迟交三天以上（包括三天）者视为缺交。
4、办公室内负责档案者须保存好各种档案，每月将各种档案归类，整理并做好总结工作。
5、办公室内所存文档为进行期末考核之用，无特殊情况各部门不得借阅，如有特殊情况需借阅时，借阅人只可在办公室内使用，不得抄写，拷贝，复印或损坏文档，不得将文档带离办公室。
六、办公室用品管理制度
1、办公室现有用品由秘书部统一保管。
2、各部门如需借用办公用品，需详细填写“办公室用品借用表”，方可使用该用品。
3、办公室用品使用时注意节约，不得随意浪费。如所借用品可回收（例：订书机）应立即交还到办公室。
4、办公室用品不得挪为私用（如书籍报刊等），发现违反者，将进行严肃处理。
5、团委主要物品（包括文件资料、档案钥匙等）未经书记同意一律不得外借，若发现外借且损害团委利益的，将视其情节轻重分别给予公布批评、警告或补偿损失。
七、办公室打印、复印机使用条例
1、任何打印、复印必须得到办公室老师批准。
2、禁止打印、复印私人文件、资料。
3、认真审核后再打印、复印，杜绝浪费。
4、使用单面回用纸（重要文件除外）。
5、使用非回用纸张时，采用双面打印。
6、严格控制打印、复印数量，减少消耗。
7、不得使用有病毒的存储设备。
8、30份以上请到行政楼一楼文印中心打印。
本规章制度自发布之日起生效。
共青团顺德职业技术学院委员会
二○○七年十月二十日
